Obowiązek · Polska

KSeF: krajowy system e-fakturowania w Polsce i dlaczego nie jest to EN 16931

KSeF nie jest polską implementacją EN 16931 i nie jest to UBL z innymi nazwami znaczników. Jest to odrębny krajowy schemat, a większość nieporozumień związanych z jego wdrożeniem w 2026 roku wynika z zakładania czegoś innego.

Od 1 lutego 2026 r. każdy podatnik musi być w stanie odbierać faktury przez KSeF. Po stronie odbioru nie występuje żadne etapowanie według wielkości. Obowiązek obejmuje wszystkich podatników od tej daty, na podstawie ustawy z dnia 5 sierpnia 2025 r. zmieniającej ustawę o podatku od towarów i usług (Dz.U. 2025 poz. 1203), a KSeF 2.0 wszedł do produkcji tego samego dnia.

Wystawianie jest wprowadzane etapowo, a rokiem referencyjnym jest 2024

Obowiązek wystawiania faktur przez KSeF jest wprowadzany etapowo według obrotu, a nie według kategorii wielkości firmy. Artykuł 145l ustawy pozwala podatnikowi na dalsze wystawianie faktur elektronicznych lub papierowych poza KSeF między 1 lutego a 31 marca 2026 r., tylko jeśli jego łączna sprzedaż wraz z VAT w 2024 roku nie przekroczyła 200 000 000 PLN. W praktyce oznacza to: obowiązek wystawiania zaczyna się 1 lutego 2026 r. dla podatników, których sprzedaż w 2024 roku wraz z VAT przekroczyła ten próg, a 1 kwietnia 2026 r. dla wszystkich innych.

Dwie ulgi obowiązują do końca 2026 roku

Artykuł 145m pozwala podatnikowi na dalsze wystawianie faktur elektronicznych lub papierowych od 1 kwietnia do 31 grudnia 2026 r., jeżeli miesięczna wartość faktur wystawionych w ten sposób wynosi 10 000 PLN brutto lub mniej. Prawo to jest tracone od faktury, która przekracza ten limit, a nie od początku następnego miesiąca. Odrębnie, artykuł 145n pozwala na kontynuowanie do 31 grudnia 2026 r. faktur wystawianych za pomocą kas rejestrujących oraz paragonów fiskalnych z NIP-em traktowanych jako faktury uproszczone.

Brak sankcji w 2026 roku

Reżim sankcji KSeF, artykuł 106ni ustawy, wchodzi w życie dopiero 1 stycznia 2027 r. Każda z dat powyżej opisuje moment, w którym zaczyna się obowiązek, a nie moment, w którym zaczyna działać sankcja za jego niedopełnienie.

Ten kalendarz już dwukrotnie się zmienił

Podane wyżej daty nie są pierwszą wersją. Wcześniejsza ustawa, ustawa z 16 czerwca 2023 r., wprowadzała obowiązkowy KSeF od 1 lipca 2024 r. Ten termin został zawieszony w styczniu 2024 r. i formalnie usunięty przez ustawę z 9 maja 2024 r. (Dz.U. 2024 poz. 852). Daty 1 lutego / 1 kwietnia 2026 r. pochodzą z późniejszej ustawy z sierpnia 2025 r. opisanej powyżej i są datami obecnie obowiązującymi.

Schemat to FA(3) i nie ma nic wspólnego z EN 16931

Faktury KSeF są ustrukturyzowane zgodnie ze schematem FA(3), opublikowanym 25 czerwca 2025 r. w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych, wzór http://crd.gov.pl/wzor/2025/06/25/13775/. FA(3) zastąpił wcześniejszy schemat FA(2) od 1 lutego 2026 r. Jego element główny to Faktura, a jego przestrzenie nazw to typy domenowe Ministerstwa Finansów oraz W3C XMLSchema — bez UBL, bez UN/CEFACT CII i bez jakiegokolwiek EN 16931. Faktura EN 16931 nie jest faktura KSeF, a przekonwertowanie jej składni nie czyni jej taką; te dwa modele opisują faktury przy użyciu zupełnie odmiennych modeli danych.

EN 16931 w Polsce istnieje na innym torze

Polski kanał business-to-government dla faktur EN 16931 to PEF (Platforma Elektronicznego Fakturowania), system oparty na Peppol, wdrażający dyrektywę 2014/55/UE. PEF i KSeF to dwa odrębne systemy obsługujące dwa odrębne obowiązki; faktura zbudowana dla jednego z nich nie jest automatycznie ważna w drugim.

Za datą odbioru stoi jeszcze jeden instrument: decyzja wykonawcza Rady (UE) 2022/1003 z dnia 17 czerwca 2022 r. upoważniła Polskę do odstąpienia od art. 218 i 232 dyrektywy 2006/112/WE, na okres od 1 kwietnia 2023 r. do 31 marca 2026 r.

Czego nie obejmuje ten artykuł

EUInvoice nie przesyła faktur do KSeF i nie tworzy dokumentów FA(3). Ten artykuł nie obejmuje API KSeF, uwierzytelniania w KSeF ani trybów offline KSeF. Każdy z nich jest odrębnym, szczegółowym tematem samym w sobie.