Referenz · EN 16931

Eine bereits ausgestellte Rechnung korrigieren

Sie haben eine Rechnung ausgestellt, und etwas daran ist falsch. Die Lösung ist keine Bearbeitung; ein ausgestelltes Dokument nimmt keine an. Der Standard hat für die Korrektur bereits einen eigenen Dokumenttyp: eine Gutschrift.

Der Rechnungsart-Code von EN 16931 (BT-3) unterscheidet die beiden anhand ihres Werts: 380 ist eine Rechnung, 381 ist eine Gutschrift. Eine Gutschrift ist keine Notiz, die an die ursprüngliche Rechnung angehängt wird — sie ist ein eigenständiges, vollständiges Dokument, das die Rechnung benennt, die sie korrigiert.

Warum Sie sie nicht einfach bearbeiten können

Ein einmal ausgestelltes Dokument kann nicht mehr bearbeitet werden. Korrekturen laufen über eine Gutschrift.

Konkret wird der Versuch, die Zeilen, Parteien oder Summen einer ausgestellten Rechnung zu ändern oder zu entfernen, rundweg abgelehnt, mit einem festen Fehler statt einer teilweisen Aktualisierung, und das dafür bereits gespeicherte Dokument (dieselben Bytes, derselbe SHA-256-Hash) bleibt genau so, wie es bei der Ausstellung war. Das gilt für eine Gutschrift genauso wie für eine Rechnung. Ist eines von beiden einmal ausgestellt, ist es einer Bearbeitung gleichermaßen entzogen.

Wofür eine Gutschrift dient

Die Paarung 380/381 ist keine Konvention, die Sie selbst durchsetzen müssen. Einer Rechnung ist es nie gestattet, auf eine gutgeschriebene Rechnung zu verweisen, und einer Gutschrift ist es nie gestattet, eine solche Angabe auszulassen. Ein Dokument, das diese Paarung verletzt, wird rundweg abgelehnt. Es wird nicht nur davon abgeraten.

Eine ausgestellte Rechnung zu korrigieren bedeutet daher, ein neues Dokument (eine Gutschrift) gegen die Rechnung zu erstellen, die es korrigiert, und diese Gutschrift dann eigenständig auszustellen. Die ursprüngliche Rechnung bleibt unangetastet; die Gutschrift ist der Nachweis der Korrektur, sie steht daneben, statt sie zu ersetzen.

Was vor der Ausstellung einer Gutschrift geprüft wird

Eine Gutschrift kann nur gegen eine Rechnung entworfen werden, die selbst ausgestellt ist und derselben Organisation gehört, und eine Gutschrift kann selbst nicht Ziel einer weiteren Gutschrift sein — eine Verkettung gibt es nicht. Bevor sie den Status ausgestellt erreichen darf, wird eine Gutschrift außerdem gegen ihr Ziel geprüft: zusammen mit allen bereits gegen dieselbe Rechnung ausgestellten Gutschriften darf sie deren Gesamtbetrag nicht überschreiten, und jede von ihr verwendete Kombination aus USt-Kategorie und -Satz muss bereits auf der Rechnung erscheinen, die sie gutschreibt.

Was dieser Artikel nicht behandelt

Dieser Artikel nennt nicht, was eine Steuerbehörde einem Unternehmen zur Aufbewahrung vorschreibt, oder wie lange. Das ist eine Frage des nationalen Rechts. Dieses Produkt entscheidet das nicht. Er sagt nicht, wann eine Korrektur rechtlich vorgeschrieben ist statt nur möglich. Dieses Urteil liegt bei der Leserin oder dem Leser. Dieser Text trifft es nicht. Und er behandelt nicht die Übermittlung: EUInvoice sendet keine Dokumente über das Peppol-Netzwerk, Polens KSeF oder Frankreichs Chorus Pro / PPF, sodass das Ausstellen einer Gutschrift hier eine andere Frage ist als deren Zustellung über einen dieser Kanäle.

Er behandelt außerdem nicht eine über mehrere Rechnungen verteilte Gutschrift, einen eigenen Dokumenttyp „korrigierende Rechnung“, oder einen anderen Rechnungsart-Code als 380 oder 381; dieses Produkt unterstützt genau dieses Paar.