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KSeF: Polens nationales E-Rechnungssystem, und warum es nicht EN 16931 ist

KSeF ist keine polnische Implementierung von EN 16931, und es ist auch kein UBL mit anderen Tag-Namen. Es ist ein eigenständiges nationales Schema, und das meiste, was bei seiner Einführung 2026 für Verwirrung sorgt, beruht auf der gegenteiligen Annahme.

Ab dem 1. Februar 2026 muss jeder Steuerpflichtige Rechnungen über KSeF empfangen können. Auf der Empfangsseite gibt es keine Staffelung nach Größe — die Pflicht gilt ab diesem Datum für alle Steuerpflichtigen, nach der ustawa z dnia 5 sierpnia 2025 r. zur Änderung des Umsatzsteuergesetzes (Dz.U. 2025 poz. 1203), und KSeF 2.0 ging an diesem Tag in Produktion.

Die Ausstellung wird gestaffelt, und das Referenzjahr ist 2024

Die Pflicht zur Ausstellung über KSeF wird nach Umsatz gestaffelt. Sie wird nicht nach Unternehmensgrößenkategorie gestaffelt. Artikel 145l des Gesetzes erlaubt es einem Steuerpflichtigen, zwischen dem 1. Februar und dem 31. März 2026 weiterhin elektronische oder Papierrechnungen außerhalb von KSeF auszustellen, sofern sein Gesamtumsatz einschließlich Umsatzsteuer 200.000.000 PLN im Jahr 2024 nicht überschritten hat. In der Praxis beginnt die Ausstellungspflicht am 1. Februar 2026 für Steuerpflichtige, deren Umsatz 2024 einschließlich Umsatzsteuer diese Schwelle überschritten hat, und am 1. April 2026 für alle anderen.

Zwei Erleichterungen gelten bis Ende 2026

Artikel 145m erlaubt es einem Steuerpflichtigen, vom 1. April bis zum 31. Dezember 2026 weiterhin elektronische oder Papierrechnungen auszustellen, wenn der auf diese Weise monatlich in Rechnung gestellte Wert 10.000 PLN brutto oder weniger beträgt. Das Recht geht ab der Rechnung, die diese Grenze überschreitet, verloren. Es geht nicht ab Beginn des Folgemonats verloren. Separat erlaubt Artikel 145n, dass über Registrierkassen ausgestellte Rechnungen sowie Kassenbons mit NIP, die als vereinfachte Rechnungen gelten, bis zum 31. Dezember 2026 fortgeführt werden.

Keine Sanktionen im Jahr 2026

Das KSeF-Sanktionsregime, Artikel 106ni des Gesetzes, tritt erst am 1. Januar 2027 in Kraft. Jedes der oben genannten Daten beschreibt, wann eine Pflicht beginnt. Es beschreibt nicht, wann eine Sanktion für ihre Versäumung einsetzt.

Dieser Kalender hat sich bereits zweimal verschoben

Die oben genannten Termine sind nicht die erste Fassung. Ein früheres Gesetz, die ustawa z 16 czerwca 2023 r., legte den verpflichtenden KSeF-Einsatz auf den 1. Juli 2024 fest. Dieser Termin wurde im Januar 2024 ausgesetzt und durch die ustawa z 9 maja 2024 r. (Dz.U. 2024 poz. 852) formell aufgehoben. Die Termine 1. Februar / 1. April 2026 stammen aus dem später erlassenen Gesetz vom August 2025, das oben beschrieben ist, und sind die derzeit geltenden.

Das Schema ist FA(3), und es hat nichts mit EN 16931 zu tun

KSeF-Rechnungen sind nach FA(3) strukturiert, veröffentlicht am 25. Juni 2025 im Centralne Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych, wzór http://crd.gov.pl/wzor/2025/06/25/13775/. FA(3) hat das vorherige Schema FA(2) ab dem 1. Februar 2026 abgelöst. Sein Wurzelelement ist Faktura, und seine Namensräume sind Domänentypen des Finanzministeriums sowie W3C XMLSchema; kein UBL, kein UN/CEFACT CII und kein EN 16931 irgendwo darin. Eine EN-16931-Rechnung ist keine KSeF-Rechnung, und die Umwandlung ihrer Syntax macht sie nicht dazu; die beiden Modelle beschreiben Rechnungen anhand vollständig unterschiedlicher Datenmodelle.

EN 16931 existiert durchaus in Polen, auf einer anderen Schiene

Polens Business-to-Government-Kanal für EN-16931-Rechnungen ist PEF (Platforma Elektronicznego Fakturowania), ein Peppol-basiertes System, das die Richtlinie 2014/55/EU umsetzt. PEF und KSeF sind zwei getrennte Systeme, die zwei getrennte Pflichten bedienen; eine für das eine System erstellte Rechnung ist im anderen nicht automatisch gültig.

Hinter dem Empfangstermin steht ein weiteres Instrument: Der Durchführungsbeschluss (EU) 2022/1003 des Rates vom 17. Juni 2022 ermächtigte Polen, von den Artikeln 218 und 232 der Richtlinie 2006/112/EG abzuweichen, für den Zeitraum vom 1. April 2023 bis zum 31. März 2026.

Was dieser Artikel nicht behandelt

EUInvoice überträgt keine Rechnungen an KSeF und erstellt keine FA(3)-Dokumente. Dieser Artikel behandelt weder die KSeF-API noch die Authentifizierung bei KSeF noch die Offline-Modi von KSeF; jedes davon ist ein eigenes, ausführliches Thema für sich.