Referenz · Empfang

Jemand hat Ihnen eine E-Rechnung geschickt

Ein Lieferant hat eine XML-Datei geschickt, oder ein PDF mit etwas Ungewöhnlichem im Anhang, und die übliche Antwort (öffnen und ansehen) hat nicht funktioniert. Hier ist, was Ihnen geschickt wurde, und was Sie damit tun.

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, geschrieben zum Lesen durch eine Maschine. Es ist ein strukturiertes Dokument, dessen jedes Feld eine festgelegte Bedeutung hat, in einer der beiden XML-Syntaxen, in denen EN 16931 ausgedrückt wird — OASIS UBL 2.1 oder UN/CEFACT Cross Industry Invoice. Sie kann als reine XML-Datei ankommen, oder eingebettet in ein PDF; genau das sind Factur-X und ZUGFeRD, eine Datei, die sowohl eine von Menschen lesbare Seite als auch das von einer Maschine gelesene XML-Dokument trägt. Sind beide vorhanden, ist das XML die Rechnung, und die Seite ist eine Annehmlichkeit.

Lesen

Der kostenlose Betrachter öffnet ein UBL- oder CII-Dokument und stellt es als Rechnung dar (Parteien, Zeilen, USt-Aufschlüsselung, Summen), damit Sie sehen, was darin steht. Er liest die Datei in Ihrem eigenen Browser: nichts wird hochgeladen, und keine Kopie erreicht einen Server. Kein Konto, und nichts zu installieren.

Prüfen

Lesen ist nicht dasselbe wie Beurteilen. Der kostenlose Prüfer wendet die von CEN veröffentlichten EN-16931-Geschäftsregeln auf das Dokument an und benennt jede Regel, gegen die es verstößt, mit der Stelle im Dokument, an der das der Fall ist. Das ist die Frage, die es bei einer Rechnung wert ist zu stellen, die Sie nicht selbst geschrieben haben, und auch das läuft vollständig in Ihrem eigenen Browser.

Wenn es in einem PDF steckte

Keines der beiden Werkzeuge akzeptiert ein PDF. Beide lesen nur XML, sodass bei einer Factur-X- oder ZUGFeRD-Datei zunächst das XML entnommen werden muss, bevor eines von beiden damit arbeiten kann — genau dieses XML ist das Dokument, das sie lesen. Was auch immer die Datei erzeugt hat, und die meiste Buchhaltungssoftware, die eine solche ausgibt, kann den Anhang ebenfalls exportieren.

Was das alles nicht sagt

Ein Dokument zu öffnen, oder es gegen die Regeln zu prüfen, sagt nichts darüber aus, ob Sie überhaupt verpflichtet sind, E-Rechnungen empfangen zu können, oder ab wann. Das unterscheidet sich nach Land und ist das Einzige auf dieser Seite, das mit der Rechtsgrundlage für jede Antwort geführt wird, in der E-Rechnungs-Fristenprüfung und ihrer Liste aller Fristen in der Reihenfolge. Es sagt auch nichts darüber, wie lange Sie das Dokument aufbewahren müssen, und keines der beiden Werkzeuge speichert etwas: schließen Sie den Tab, und es bleibt nichts übrig. EUInvoice übermittelt keine Rechnungen über Peppol, KSeF oder Chorus Pro / PPF.