Referenz · Deutschland

Deutschlands B2B-E-Rechnungspflicht: XRechnung, ZUGFeRD und die Termine 2027/2028

Der Empfang einer strukturierten Rechnung ist seit dem 1. Januar 2025 für jede inländische B2B-Transaktion Pflicht. Die Ausstellungspflicht wird über zwei weitere Jahre gestaffelt eingeführt, zu einem Termin, der sich nach Ihrem eigenen Umsatz richtet.

Die gesetzliche Grundlage der Pflicht ist das Wachstumschancengesetz vom 27. März 2024 (BGBl. 2024 I Nr. 108), das § 14 UStG neu gefasst hat, um eine E-Rechnung als strukturiertes Format zu definieren, das eine automatisierte Verarbeitung ermöglicht, und das den Übergangszeitplan in § 27 Abs. 38 UStG eingefügt hat. Dieser Zeitplan hat sich seither nicht mehr geändert. Deutschlands Termine gehören zu den stabilsten unter den europäischen Mandaten.

Die Ausstellungsseite: zwei Schritte, gestaffelt nach dem Umsatz

Die eigentliche Phase-in-Regelung betrifft die Ausstellungsseite, und sie verläuft in zwei Schritten statt in einem. Für Lieferungen nach dem 31. Dezember 2024 darf eine Rechnung weiterhin auf Papier oder elektronisch in einem nicht konformen Format mit Zustimmung des Empfängers ausgestellt werden, bis zum 31. Dezember 2026 — unabhängig von der Unternehmensgröße.

Für Lieferungen nach dem 31. Dezember 2026 verlängert sich diese Erleichterung um ein weiteres Jahr, bis zum 31. Dezember 2027, jedoch nur für einen Rechnungsaussteller, dessen Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr 800.000 € nicht überschritten hat. Das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 stellt für den Test auf den Umsatz im Kalenderjahr 2026 ab. EDI nach der Empfehlung 94/820/EG der Kommission bleibt nach demselben Zeitplan zulässig, bis zum 31. Dezember 2027, mit Zustimmung des Empfängers. Damit gilt eine zwingende Ausstellungspflicht ab dem 1. Januar 2027 oberhalb von 800.000 € Vorjahresumsatz, und ab dem 1. Januar 2028 für alle anderen.

Vollständig außerhalb dieser Regeln: Umsätze, die nach § 4 Nr. 8–29 UStG steuerfrei sind, Kleinbetragsrechnungen bis 250 € nach § 33 UStDV, und Fahrausweise nach § 34 UStDV. Keiner dieser Fälle wird durch das Mandat erfasst.

XRechnung: das reine XML-Format

XRechnung ist eine reine XML-CIUS von EN 16931 — eine Core Invoice Usage Specification, die den europäischen Standard einschränkt, statt ihn zu erweitern. Das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 beschreibt es als ein rein strukturiertes Format, das EN 16931 entspricht und § 14 Abs. 1 Satz 6 Nr. 1 UStG erfüllt. Neben seinem konformen Kerndatenmodell definiert der Standard außerdem eine konforme Extension XRechnung und unterstützt sowohl die UBL- als auch die CII-Syntax. Die aktuell gültige Version ist 3.0.2 (KoSIT / XStandards Einkauf, Bundle 2026-01-31); Version 4.0, angekündigt für Mitte bis Ende 2026, soll eine Ausgabe 2026 von EN 16931 umsetzen und das zugrunde liegende Datenmodell überarbeiten, ist aber noch nicht veröffentlicht.

ZUGFeRD: das Hybridformat

ZUGFeRD ist ein hybrides PDF/A-3-Format (ein strukturierter XML-Teil und ein für Menschen lesbarer PDF-Teil in einer Datei) und ist technisch identisch mit Factur-X. Die aktuelle Fassung, ZUGFeRD 2.4 / Factur-X 1.08 (FeRD und FNFE-MPE, 4. Dezember 2025, in Kraft ab 15. Januar 2026), basiert auf UN/CEFACT CII D22B und bleibt vollständig abwärtskompatibel zu D16B, wobei jedes seiner fünf Profile sein eigenes XSD und Schematron trägt.

Deutschland schreibt nicht speziell XRechnung vor

Welches zulässige Format zwei Parteien verwenden, regeln sie laut demselben BMF-Schreiben zivilrechtlich unter sich, unabhängig von der Finanzverwaltung. Die zulässigen Formate sind zudem nicht auf nationale Formate beschränkt, sofern sie EN 16931 entsprechen. XRechnung ist das Format, auf das sich die öffentliche Beschaffung in Deutschland standardisiert hat, aber nichts im B2B-Mandat zwingt einen Lieferanten, XRechnung statt eines EN-16931-konformen ZUGFeRD oder eines anderen konformen Formats zu senden, das der Empfänger akzeptiert.

Was dieser Artikel nicht behandelt

EUInvoice erstellt keine ZUGFeRD- oder XRechnung-Ausgabe und übermittelt keine Rechnungen. Dieser Artikel behandelt nur die inländische B2B-Pflicht nach § 14 UStG; er behandelt nicht den deutschen B2G-Kanal (Bundes- und Landesportale für die E-Rechnung an öffentliche Auftraggeber) oder das E-Reporting, die eigenständige Pflichten mit eigenen Regeln sind.